۵ ایده بزرگ پشت طراحی و ساخت و ساز

شکل ۱. ۵ ایده های بزرگ

۱. همکاری؛ واقعا همکاری کنید

ایده همکاری را می توان در چندین روش ساخت و ساز ناب مانند برنامه ریزی جمعی کشش به عنوان بخشی از سیستم آخرین برنامه ریز یافت.^۳. هدف پل زدن شکاف بین کارشناسانی است که بر اساس منافع قراردادی یا شرکتی از هم جدا شده اند. همکاری مبنایی برای به اشتراک گذاشتن دانش و دستیابی به اجماع برای اهداف مشترک از طریق گفتگوهای تکراری است. این به به حداقل رساندن ریسک و تکرارهای منفی کمک می کند. زمانی که منافع تجاری و سازمانی با اهداف پروژه هماهنگ باشد، همکاری واقعی آسان تر می شود.

۲. بهینه سازی کل

اگر هر قسمت از پروژه بهینه شود، کل پروژه نیز باید بهینه شود، درست است؟ همیشه اینطور نیست. برای سیستم‌های پیچیده، بهینه‌سازی قطعات منفرد ممکن است برای دستیابی به هدف کلی معکوس باشد. تنها با بهینه سازی تک تک قطعات، اتصالات بین آنها را می توان از دست داد. در پروژه‌ها، بهینه‌سازی محلی می‌تواند منجر به کاهش قابلیت اطمینان کار منتشر شده برای تجارت بعدی، افزایش تلاش‌های هماهنگی و طولانی‌تر شدن مدت پروژه شود.

ایده بهینه سازی کل می تواند به توسعه فرآیندهایی کمک کند که به تیم اجازه می دهد کل تصویر را ببیند. این ارتباطات و وابستگی های متقابل بین فرآیندها را آشکار می کند تا همه بتوانند بهترین کار را برای پروژه انجام دهند.

۳. یادگیری قوی با عمل

در هر پروژه ممکن است سیستم تولید پروژه (PPS) خود را از ابتدا بسازیم زیرا یادگیری محدودی از پروژه‌های گذشته وجود دارد. اگر بخواهیم سیستم را بهبود ببخشیم، در Lean، یادگیری بسیار مهم است. هنگامی که پروژه های خود را به دقت بررسی می کنیم، ممکن است انحرافاتی بین آنچه باید انجام شود در مقابل آنچه که واقعاً تکمیل شده است، مشاهده کنیم. این تحلیل بسیار ساده می تواند به سرعت فرصت های بهبود را آشکار کند.

KPIهایی که در پروژه های خود جمع آوری می کنیم نیز باید از ماموریت یادگیری و بهبود پشتیبانی کنند. در ساخت‌وساز، معیارهایی مانند درصد تکمیل برنامه‌ریزی‌شده (PPC)، پیش‌بینی وظایف، آماده‌سازی وظایف، نرخ بهره‌وری و موقعیت مالی، ردیابی خرابی‌ها و انجام اقدامات اصلاحی را برای معاملات آسان می‌کند. در طراحی، ما می توانیم از معیارهای مشابه و چرخه های تکراری کوتاه مانند PDCA برای رسیدن به همان هدف استفاده کنیم.

یک شروع خوب برای ایجاد یک ذهنیت بهبود مستمر در پروژه شما این است که در پایان هر جلسه برنامه ریزی از دلتا مثبت استفاده کنید. می تواند به همین سادگی باشد که از همه شرکت کنندگان بپرسید: “چه چیزی برای شما در این جلسه ارزش ایجاد کرد؟” و “چه چیزی نیاز به بهبود دارد تا ارزش بیشتری برای شما ایجاد کند؟” برای ایجاد ایده‌های بهبود، می‌توانید از تیم خود بپرسید: «بهترین کار برای پروژه در هفته آینده چیست؟»

۴. پروژه ها به عنوان شبکه های تعهدات

برای اطمینان از قابل پیش بینی بودن کار آزاد شده از یک تجارت به تجارت دیگر، تعهدات بین هر تجارت باید به طور فعال مدیریت شود و یکی از راه های انجام این کار از طریق روش فرناندو فلورس برای دادن و عمل به وعده های قابل اعتماد است.^۴. برای اینکه یک تعهد “قابل اعتماد” باشد، قول دهنده می تواند به یک درخواست پاسخ دهد: ۱) بله، من می توانم آن را انجام دهم، ۲) نه، نمی توانم آن را انجام دهم، ۳) بله، می توانم انجام دهم اگر … توانایی “نه” گفتن یکی از اجزای مهم یک قول قابل اعتماد است. اگر کارگری نتواند به درخواستی (از طریق فشار اجتماعی) «نه» بگوید، نمی‌توان ردیابی کرد که کدام قول «موثق» و کدام قول «غیرقابل اعتماد» است. هنگامی که یک کارگر با «بله اگر» پاسخ می‌دهد، ممکن است وابستگی متقابلی را آشکار کند که تیم قبل از آن نمی‌دانست که منجر به گفتگو شود که می‌تواند پیشگیرانه یک مشکل را قبل از وقوع آن حل کند.

انتشار کار قابل اعتماد در برنامه تولید مستلزم آماده بودن کار است. این بدان معناست که کار وعده داده شده باید صحیح، توالی، اندازه ظرفیت خدمه باشد و از نظر شرایط رضایت به خوبی تعریف شود.

هنگام بررسی پایبندی به تعهدات در جلسات بازبینی هفتگی، می‌توان با استفاده از فضای انگشت اشاره، توانایی دادن قول‌های قابل اعتماد را نقض کرد. رهبران باید نسبت به هر شکلی از طعنه، سرزنش یا بهانه گیری حساس باشند.

رهبر پروژه با ایجاد شبکه تعهدات، اعتماد به تیم و قابلیت اطمینان وعده ها را افزایش می دهد. برخی از کارهایی که می توان برای تسهیل این امر انجام داد عبارتند از:

• رهبر پروژه می تواند به طور عمومی به نگرانی ها و نیازهای تیم رسیدگی کند.
• رهبر پروژه می تواند شروع به دادن وعده های قابل اعتماد کند و دیگران را نیز به انجام آن تشویق کند.
• تیم می تواند برای تکمیل وعده ها قدردانی کند.
• “وعده های قابل اعتماد” که محقق نشدند باید به درستی بررسی شوند و علل اصلی آنها شناسایی شوند.

۵. ارتباط را افزایش دهید

هیچ همکاری، بهبود، وعده یا یادگیری بدون سطح معینی از اعتماد وجود ندارد. یکی از موانع اصلی برای بهبود بهره وری در پروژه ها، ارتباط و اعتماد ناکافی بین شرکت کنندگان پروژه است. بسیاری از شرکت‌کنندگان با «ناشناختن یکدیگر» شروع می‌کنند و به «نشناختن نحوه کار یکدیگر» و سپس «عدم احترام به یکدیگر» ادامه می‌دهند که منجر به «بی‌اعتمادی» و «تقابله» ناراحت‌کننده می‌شود.

هر چه گروهی از غریبه ها سریعتر به یک تیم تبدیل شوند، نتیجه پروژه بهتر خواهد بود. این فرآیند؛ با این حال، به طور طبیعی نمی آید. در اینجا چند راه برای ایجاد روابط فعال در پروژه شما وجود دارد:

• به تیم کمک کنید تا یکدیگر را بشناسند و سبک کار یکدیگر را بیاموزند.
• راه هایی را بیابید تا جاه طلبی ها و نیازهای شخصی شرکت کنندگان خود را با اهداف پروژه هماهنگ کنید. تمرین Pull-Planning ممکن است به شما در تلاش هایتان کمک کند.
• برای تصدیق و قدردانی از آنچه که تیم شما قبلاً به دست آورده است، زمانی را برای نگاه کردن به گذشته اختصاص دهید. Plus-Delta یا جلسات بررسی ممکن است مکان خوبی برای این باشد.
• فضایی را ایجاد کنید که در آن دیدگاه های جایگزین برای درک گسترده تر یک موضوع مورد استقبال قرار گیرد. به هر شکلی از طعنه یا سرزنش حساس باشید. با دادن و بررسی قول ها به صورت عمومی در داخل گروه می توانید مبنایی واقعی برای ارزیابی قابلیت اطمینان تعهدات ارائه دهید. جلسات برنامه ریزی تولید هفتگی و روزانه محل مناسبی برای این عمل است.

پست‌های آینده بیشتر با این ۵ ایده بزرگ آشنا می‌شوند و توضیح می‌دهند که چگونه رویکرد تیم‌های ناب به پروژه‌های طراحی و ساخت را تغییر داده‌اند.

منابع

۱. مکومبر، اچ (۲۰۱۰). اجرای پنج ایده بزرگ مشاوره پروژه ناب.

۲. تامسن و همکاران (۲۰۰۹) مدیریت یکپارچه تحویل پروژه. انجمن مدیریت ساخت و ساز آمریکا

۳. بالارد، جی (۲۰۰۰). آخرین برنامه ریز سیستم کنترل تولید. پایان نامه دکتری دانشگاه بیرمنگام.

۴. سول، دی و اسپینوزا، سی (۲۰۰۷) “مدیریت مبتنی بر قول: جوهره اجرا”. بررسی کسب و کار هاروارد