فن ساخت و سازفن مدیریت پروژه

۴ نکته برای بهبود جلسه برنامه ریزی

به گزارش فوت و فن ساختمان : من در مراحل اولیه برنامه ریزی پروژه خود را از طریق حرکات مشابه می بینم. تیم ما برنامه های CPM را به ازای نیاز مالک ارائه کرده است و به سمت انتخاب پیمانکاران رفته است. این به عنوان یک روند معمولی ساخت و ساز تاکنون شروع شده است. برای شکستن چرخه، تیم ما متعهد شده است که آخرین سیستم برنامه ریز را در این پروژه پیاده سازی کند. برای خودم هیجان انگیز است زیرا اعضای تیم ما تجربه استفاده از LPS را دارند. این هیجان انگیز است زیرا تیم ما از پشتیبانی عملیات و مدیریت سطح اجرایی برخوردار است.

همانطور که ما پیمانکاران را برای فازهای اول این پروژه انتخاب می کنیم، دعوت نامه های طرح کششی را ارسال خواهیم کرد. شروع به ساختن دعوت می کنم و حواسم پرت می شود. ذهن من برنامه های کششی را که در گذشته تسهیل کرده ام به یاد می آورد. من الهام گرفته‌ام که کتاب‌های ترکیب‌بندی و یادداشت‌های مرور، بعلاوه/دلتاها و نظرات جلسات برنامه‌ریزی کشش گذشته را بیرون بیاورم. حتی با وجود اینکه هر جلسه کشش شامل افراد، فعالیت ها و نقاط عطف متفاوتی بود، اما آنها یک چیز مشترک داشتند: دلتاها، جنبه های منفی جلسات کشش که افراد به اشتراک می گذاشتند. چرا این جلسات کششی نظرات مشابهی برای بهبود دارند؟ پس از پرسیدن چرایی ۴ بار دیگر و عدم اطمینان در مورد توانایی من برای تسهیل یک طرح کششی، یک طرح بهبود خود را نشان داد. من دلتاهای جلسات قبلی را یادداشت کرده بودم. متوجه شدم که از آنها به عنوان بهانه ای برای ارزیابی اینکه چرا جلسه کشش موثر نبوده استفاده می کنم. دلتاها به عنوان فرصت هایی برای بهبود و نه به عنوان بهانه ای برای شکست در نظر گرفته شده اند.

در زیر نکاتی برای تنظیم جلسه کششی بعدی برای موفقیت بر اساس درس‌هایی که از انواع جلسات برنامه‌ریزی کشش آموخته‌اید، آورده شده است.

۱. برای جلسه برنامه ریزی کششی خود به دعوت نامه و دستور کار بهتری نیاز دارید

به خاطر داشته باشید که پیمانکاران شرکت کننده باید بدانند چرا، چه چیزی و چگونه ساختار جلسه خواهد بود. نقطه عطفی را که تیم از آن برداشت خواهد کرد را با جزئیات شرح دهید. نام مناطق یا مراحلی را که کار در آن انجام خواهد شد را شرح دهید. انتظار داشته باشید که سرکارگر تجارت فعالیت‌ها را توسعه دهد و کاری را که می‌داند و درک می‌کند برنامه‌ریزی کند.

۲. شما به یک تسهیل کننده نیاز دارید، نه یک دیکتاتور

سوالات بیشتری بپرسید. به یاد داشته باشید که برنامه ریزی کششی مستلزم همکاری بین افراد برای بحث در مورد واگذاری ها و وعده های کاری است. اگر تسهیل کننده شما سعی کند فعالیت ها را دیکته کند، ممکن است منجر به توافق پیمانکاران شود و منجر به یک برنامه غیرقابل اعتماد شود. یک تسهیل کننده خوب همیشه باید سؤالات درستی را بپرسد تا فعالیت های ارزش افزوده را بر اساس نیازهای معاملات دیگر حذف کند. اطمینان حاصل کنید که انتظارات آنها را برای وعده یا واگذاری تشخیص داده و به آنها رسیدگی کنید. مردم برداشت ها و پیش فرض های متفاوتی دارند. یک تسهیل کننده خوب اطمینان حاصل می کند که همه طرف ها درک مشترکی دارند.

۳. شما باید تاریخ های تقویم را رها کنید

فقط مدت زمان کار را برای فعالیت بخواهید و آن را رها کنید. این به تیم شما اجازه می دهد تا روی ترتیب دادن کارها به روشی تمرکز کند که برای یکدیگر و پروژه بهترین باشد. به تیم توضیح دهید که در طول فرآیند آماده سازی LPS، فعالیت های طرح کشش برای آنچه که می توان انجام داد، ارزیابی می شود که منجر به تاریخ شروع قابل پیش بینی تری می شود.

۴. تیم را رها کنید که بیشتر بخواهد

شما از متخصصان حوزه خود خواستید که دور هم جمع شوند و طرحی را ایجاد کنند. همه هیجان زده هستند و مشتاقانه منتظر اجرای طرحی هستند که ایجاد کرده اند. اجازه ندهید طرح کشش ناپدید شود، آن را در اتاق بزرگ، مناطق تجمع روزانه و هر جای دیگری که معاملات برنامه ریزی LPS انجام می دهند، نمایش دهید. به معاملات قدرت دهید تا مالکیت طرح خود را در دست بگیرند. به آنها بگویید که در مرحله بعد چیست. در مورد معیارهایی که پروژه برای حفظ امتیاز استفاده می کند شفاف باشید. به آنها نشان دهید چه اتفاقی می‌افتد زمانی که افراد مالکیت محدودیت‌ها را برای حذف آن‌ها در دست بگیرند. بگذارید بدانند که دستاوردهایشان تجلیل خواهد شد. مزایا و انتظارات از فرآیندهای برنامه ریزی کاری آماده و هفتگی را توضیح دهید. مطمئن شوید که همه «چرا» LPS را می‌دانند. از یکدیگر بخواهید که به LPS متعهد شوند و اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم می دانند که از پشتیبانی برخوردار هستند.

اکثر تیم های پروژه در برابر بازگشت به دیکته کردن نحوه تکمیل کار آسیب پذیر هستند. برنامه های کششی اغلب فراموش می شوند زیرا دردسرهای مسائل روزمره هرج و مرج ایجاد می کند. امیدوارم اقداماتی که در بالا توضیح داده شد به تیم شما کمک کند تا از طرح کشش برای اجرای سایر فرآیندهای LPS استفاده کند. تیم های پروژه شما چه اقداماتی را برای اطمینان از استفاده از نقشه های کششی در طول فرآیند ساخت و ساز انجام داده اند؟ لطفا نظرات خود را در قسمت نظرات زیر به اشتراک بگذارید.

به گزارش فوت و فن ساختمان : من در مراحل اولیه برنامه ریزی پروژه خود را از طریق حرکات مشابه می بینم. تیم ما برنامه های CPM را به ازای نیاز مالک ارائه کرده است و به سمت انتخاب پیمانکاران رفته است. این به عنوان یک روند معمولی ساخت و ساز تاکنون شروع شده است. برای شکستن چرخه، تیم ما متعهد شده است که آخرین سیستم برنامه ریز را در این پروژه پیاده سازی کند. برای خودم هیجان انگیز است زیرا اعضای تیم ما تجربه استفاده از LPS را دارند. این هیجان انگیز است زیرا تیم ما از پشتیبانی عملیات و مدیریت سطح اجرایی برخوردار است.

همانطور که ما پیمانکاران را برای فازهای اول این پروژه انتخاب می کنیم، دعوت نامه های طرح کششی را ارسال خواهیم کرد. شروع به ساختن دعوت می کنم و حواسم پرت می شود. ذهن من برنامه های کششی را که در گذشته تسهیل کرده ام به یاد می آورد. من الهام گرفته‌ام که کتاب‌های ترکیب‌بندی و یادداشت‌های مرور، بعلاوه/دلتاها و نظرات جلسات برنامه‌ریزی کشش گذشته را بیرون بیاورم. حتی با وجود اینکه هر جلسه کشش شامل افراد، فعالیت ها و نقاط عطف متفاوتی بود، اما آنها یک چیز مشترک داشتند: دلتاها، جنبه های منفی جلسات کشش که افراد به اشتراک می گذاشتند. چرا این جلسات کششی نظرات مشابهی برای بهبود دارند؟ پس از پرسیدن چرایی ۴ بار دیگر و عدم اطمینان در مورد توانایی من برای تسهیل یک طرح کششی، یک طرح بهبود خود را نشان داد. من دلتاهای جلسات قبلی را یادداشت کرده بودم. متوجه شدم که از آنها به عنوان بهانه ای برای ارزیابی اینکه چرا جلسه کشش موثر نبوده استفاده می کنم. دلتاها به عنوان فرصت هایی برای بهبود و نه به عنوان بهانه ای برای شکست در نظر گرفته شده اند.

در زیر نکاتی برای تنظیم جلسه کششی بعدی برای موفقیت بر اساس درس‌هایی که از انواع جلسات برنامه‌ریزی کشش آموخته‌اید، آورده شده است.

۱. برای جلسه برنامه ریزی کششی خود به دعوت نامه و دستور کار بهتری نیاز دارید

به خاطر داشته باشید که پیمانکاران شرکت کننده باید بدانند چرا، چه چیزی و چگونه ساختار جلسه خواهد بود. نقطه عطفی را که تیم از آن برداشت خواهد کرد را با جزئیات شرح دهید. نام مناطق یا مراحلی را که کار در آن انجام خواهد شد را شرح دهید. انتظار داشته باشید که سرکارگر تجارت فعالیت‌ها را توسعه دهد و کاری را که می‌داند و درک می‌کند برنامه‌ریزی کند.

۲. شما به یک تسهیل کننده نیاز دارید، نه یک دیکتاتور

سوالات بیشتری بپرسید. به یاد داشته باشید که برنامه ریزی کششی مستلزم همکاری بین افراد برای بحث در مورد واگذاری ها و وعده های کاری است. اگر تسهیل کننده شما سعی کند فعالیت ها را دیکته کند، ممکن است منجر به توافق پیمانکاران شود و منجر به یک برنامه غیرقابل اعتماد شود. یک تسهیل کننده خوب همیشه باید سؤالات درستی را بپرسد تا فعالیت های ارزش افزوده را بر اساس نیازهای معاملات دیگر حذف کند. اطمینان حاصل کنید که انتظارات آنها را برای وعده یا واگذاری تشخیص داده و به آنها رسیدگی کنید. مردم برداشت ها و پیش فرض های متفاوتی دارند. یک تسهیل کننده خوب اطمینان حاصل می کند که همه طرف ها درک مشترکی دارند.

۳. شما باید تاریخ های تقویم را رها کنید

فقط مدت زمان کار را برای فعالیت بخواهید و آن را رها کنید. این به تیم شما اجازه می دهد تا روی ترتیب دادن کارها به روشی تمرکز کند که برای یکدیگر و پروژه بهترین باشد. به تیم توضیح دهید که در طول فرآیند آماده سازی LPS، فعالیت های طرح کشش برای آنچه که می توان انجام داد، ارزیابی می شود که منجر به تاریخ شروع قابل پیش بینی تری می شود.

۴. تیم را رها کنید که بیشتر بخواهد

شما از متخصصان حوزه خود خواستید که دور هم جمع شوند و طرحی را ایجاد کنند. همه هیجان زده هستند و مشتاقانه منتظر اجرای طرحی هستند که ایجاد کرده اند. اجازه ندهید طرح کشش ناپدید شود، آن را در اتاق بزرگ، مناطق تجمع روزانه و هر جای دیگری که معاملات برنامه ریزی LPS انجام می دهند، نمایش دهید. به معاملات قدرت دهید تا مالکیت طرح خود را در دست بگیرند. به آنها بگویید که در مرحله بعد چیست. در مورد معیارهایی که پروژه برای حفظ امتیاز استفاده می کند شفاف باشید. به آنها نشان دهید چه اتفاقی می‌افتد زمانی که افراد مالکیت محدودیت‌ها را برای حذف آن‌ها در دست بگیرند. بگذارید بدانند که دستاوردهایشان تجلیل خواهد شد. مزایا و انتظارات از فرآیندهای برنامه ریزی کاری آماده و هفتگی را توضیح دهید. مطمئن شوید که همه «چرا» LPS را می‌دانند. از یکدیگر بخواهید که به LPS متعهد شوند و اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم می دانند که از پشتیبانی برخوردار هستند.

اکثر تیم های پروژه در برابر بازگشت به دیکته کردن نحوه تکمیل کار آسیب پذیر هستند. برنامه های کششی اغلب فراموش می شوند زیرا دردسرهای مسائل روزمره هرج و مرج ایجاد می کند. امیدوارم اقداماتی که در بالا توضیح داده شد به تیم شما کمک کند تا از طرح کشش برای اجرای سایر فرآیندهای LPS استفاده کند. تیم های پروژه شما چه اقداماتی را برای اطمینان از استفاده از نقشه های کششی در طول فرآیند ساخت و ساز انجام داده اند؟ لطفا نظرات خود را در قسمت نظرات زیر به اشتراک بگذارید.

رضا امیری

نوشتاری به آیندگان...

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا