اهمیت پیش بینی پروژه و ارکان آن

 اهمیت پیش بینی پروژه و ارکان آن

ساخت ویلا پیش بینی پروژه و ارکان آن در مورد پیش بینی دقیق نتیجه یک پروژه به میباشد که تا بتوان مشکلات مربوط به پروژه را شناسایی کرد، اقدامات اصلاحی انجام داد و پروژه در مسیر نگه داشته شود. برای گروهی از پروژه ها، ایده پیش بینی پذیری را می توان به کل گروه پروژه ها تعمیم داد. در این زمینه، پیش بینی پذیری پروژه به افزایش ثبات و کاهش مشکلات در مورد پروژه مربوط می شود.

به طور سنتی، زمانی که رهبران صنعت به دنبال تعریف موفقیت پروژه در یک مجموعه پروژه هستند، بر واریانس در نتایج تمرکز می کنند. با این حال، واریانس یک شاخص قابل اعتماد نیست، زیرا فقط تفاوت بین هزینه های واقعی، برنامه ریزی شده و زمان بندی را نشان می دهد.

در عوض، قابلیت پیش‌بینی پروژه بر زمان‌بندی اطلاعات در چرخه پروژه، زمانی که تغییرات بالقوه در نتایج شناسایی می‌شوند، تمرکز می‌کند. به عنوان مثال، در صنعت مهندسی و ساخت و ساز، تخمین زده می شود که ۹۸ درصد کلان پروژه ها بیش از ۳۰ درصد از بودجه فراتر رفته اند.

چرا قابل پیش بینی بودن پروژه مهم است؟

ساختن فرآیندها و سیستم هایی که قابلیت پیش بینی پروژه را بهبود می بخشد برای موفقیت یک سازمان از بسیاری جهات حیاتی است. پیش‌بینی‌های به‌موقع زمان کافی برای تصحیح دوره، افزایش احتمال دستیابی به اهداف و کاهش واریانس نتایج را فراهم می‌کنند. پاسخ به انتظارات نگران‌کننده ممکن است تعریف برخی الزامات، اصلاح موارد تجاری موجود یا حتی لغو پروژه باشد.

با این حال، هر چه رهبران ارشد زودتر فرصت اتخاذ این تصمیمات دشوار را داشته باشند، وضعیت سازماندهی بهتر خواهد شد.

یکی دیگر از دلایل قابل پیش بینی بودن پروژه، اعتبار سازمانی است. تأخیرهای مزمن و مازاد بر هزینه ها می تواند تأثیر منفی بر ادراک شرکت داشته باشد. به طور خاص برای پیمانکاران، هرچه اعتبار آنها بیشتر آسیب ببیند، برنده شدن در پروژه های آینده دشوارتر خواهد بود. اگر مشکلات برای مدتی ادامه داشته باشد، می تواند ارزش سهامداران را کاهش دهد و منجر به فروپاشی سازمان شود.

عناصر پیش بینی پروژه:

دستیابی به قابلیت پیش بینی پروژه مستلزم یک پایه محکم از بهترین عملکرد است. این یک فرآیند مداوم است که نیازمند تعهد طولانی مدت است، از مدیران ارشد گرفته تا همه کارکنان زنجیره. همچنین به انگیزه و فرهنگ تصمیم گیری مبتنی بر داده نیاز دارد. در اینجا پنج بلوک ساختمانی پیش بینی پذیری پروژه برای شما آورده ایم

مدیریت پورتفولیو پروژه 

هدف مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) شناسایی گروه بهینه از پروژه هایی است که می توانند حداکثر ارزش استراتژیک را به سازمان ارائه دهند. برای انتخاب پورتفولیوی مناسب، پروژه‌ها به طور کامل بررسی، رتبه‌بندی و امتیازدهی می‌شوند تا سهم بالقوه آن‌ها در سازمان اندازه‌گیری شود. همچنین به محک زدن آن با شاخص های قبلی برای رسیدن به معیارهای اولیه عملکرد پروژه کمک می کند.

تجزیه و تحلیل در دسترس بودن منابع بخش مهمی از این ستون است، زیرا درک ظرفیت منابع و مقایسه آن با تقاضای پورتفولیو ضروری است. به این ترتیب، برآورد وجود موانع قریب الوقوع در حین اجرا امکان پذیر می شود. زمانی که منابع مطابق انتظار در دسترس نباشند، سازمان ها می توانند بر اساس آن برنامه ریزی کنند. به عنوان مثال، می توانید افراد جدیدی را استخدام کنید، منابع پروژه های دیگر را به عنوان راه حل انتقال دهید، و بودجه بیشتری برای تجهیزات جدید و غیره اختصاص دهید.

مدیریت پروژه و قرارداد

با کاوش بیشتر در پورتفولیوها، به سمت مدیریت پروژه و قرارداد می رویم. در زمینه پیش بینی پذیری، تمرکز در اینجا بر ادغام عملکرد تغییر و ریسک با بقیه پلت فرم پروژه است. این رکن تصدیق پویایی در حال تغییر در پروژه‌ها و تغییر در مفروضاتی است که در ابتدا هنگام تصمیم‌گیری در مورد پورتفولیو وجود داشت. این تغییرات باید به سرعت مورد توجه قرار گیرد تا تاثیر کمتری بر پروژه های در حال انجام داشته باشد.

با مدیریت تغییرات، ریسک‌ها و مسائل به‌عنوان بخشی از یک پلت‌فرم فناوری سرتاسر، می‌توانید به‌طور خودکار تأثیر آن را بر عملکرد و پیش‌بینی‌های پروژه ارزیابی کنید و بنابراین در اسرع وقت به آنها پاسخ دهید. همچنین فرصتی برای پیوند داده های پروژه زنده با معیارهای قابل پیش بینی فراهم می کند.

کنترل ها و قراردادهای مربوط به پروژه

هدف این ستون، اعمال کنترل‌های سخت‌گیرانه‌تر با یکپارچه‌سازی عملکردهای مربوط به پروژه میباشد که، مهمترین اعمال عبارتند از حسابداری، برنامه‌ریزی، مدیریت منابع، تدارکات و بودجه‌بندی است. به جای استفاده از راه حل های جداگانه و تکه تکه برای هر یک از این توابع، داشتن یک راه حل یکپارچه (یک پلت فرم، یک ورود به سیستم، یک رویکرد پایگاه داده) تضمین می کند که داده ها بین بخش های مختلف پروژه به اشتراک گذاشته می شود و دید کلی را افزایش می دهد.

استفاده از یکپارچه سازی بومی و خودکار تضمین می کند که مدیران پروژه هشدارها و تجزیه و تحلیل داده ها را در زمان واقعی دریافت می کنند که می تواند اقدامات اصلاحی به موقع را هدایت کند. علاوه بر این، شفافیت را فراهم می‌کند و فرهنگی را تقویت می‌کند که از تحلیل سناریو چه می‌شود و گذار به علت اصلی روندها پشتیبانی می‌کند.

مدیریت اجرایی

برای به دست آوردن یک مدل پیش‌بینی قابل اعتماد، باید از روش‌های پیش‌بینی همگن به موقع به نفع روش‌هایی که دائماً پیش‌بینی‌ها را به طور منظم در طول اجرای پروژه تنظیم می‌کنند، اجتناب کنید. برای دستیابی به این مهم، جمع‌آوری و نقشه‌برداری داده‌های پیشرفت قابل اعتماد از منابع داخلی و خارجی در زمان واقعی برای تأثیر واقعی بر هزینه و زمان‌بندی بیش از حد، مهم است. این فرآیند اندازه گیری پیشرفت چند روشی به شما امکان می دهد منبع صحیحی را برای پیشرفت تحویل پروژه اختصاص دهید.

طرف دیگر مدیریت عملکرد، ارائه معیارها به موقع است، قبل از اینکه برای پاسخگویی دیر شود. ایجاد ابزارهای بصری، مانند داشبورد، می تواند به اشتراک گذاری اطلاعات با ذینفعان مرتبط به طور مداوم کمک کند.

اندازه گیری پیش بینی پذیری

برای اندازه‌گیری دقیق قابلیت پیش‌بینی پروژه‌ها باید از معیارهایی استفاده کنید که بینشی در مورد زمان‌بندی پیش‌بینی ارائه می‌کند. موسسه صنعت ساخت و ساز (CII) دو شاخص قابل پیش بینی را توصیه می کند: زمان بندی هزینه استاندارد (NCT) و پیش بینی پذیری هزینه (CP = NCT x % انحراف هزینه). در حالی که (NCT) زمان پیش‌بینی را اندازه‌گیری می‌کند، (CP) نشانه‌ای از دقت پیش‌بینی‌ها با در نظر گرفتن بزرگی واریانس است.

اندازه گیری قابلیت پیش بینی نیز در مورد ادغام پیش بینی با مشوق ها است. این ممکن است شامل مشوق‌های مستقیم (مانند پیوند دادن پاداش‌های پروژه به گزارش‌های اولیه و دقیق) و مشوق‌های غیرمستقیم، مانند پیوند دادن شایستگی و درستی یک فرد به قابلیت پیش‌بینی بالا باشد. اگرچه اینها می توانند بحث برانگیز باشند، انگیزه های پیش بینی پذیری پروژه به عنوان یک تنظیم کننده اصلی رفتار و تعصبات انسانی عمل می کنند و یکی از بزرگترین دلایل بیش از حد پروژه هستند.

منبع : ساختمان